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Comment s’exécute une dépense ?

 

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Le cycle comptable se forme en trois étapes


Toute dépense à réaliser doit être inscrite, préalablement, au budget. Autrement dit, une collectivité ne peut procéder à un achat que s’il est prévu au budget, c’est à dire approuvé par le vote de l’assemblée délibérante. Le circuit comptable s’établit en trois phases distinctes :

1. L’engagement
Il constitue la première phase de l’exécution de la dépense. Selon l’article 29 du décret du 29 décembre, il est défini comme « l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge ». Le service concerné par la dépense vérifie qu’il dispose bien des crédits suffisants pour régler le fournisseur : avec la réforme M14, la comptabilité d’engagement est devenue obligatoire. Ensuite, celui-ci remplit les feuilles du bon d’engagement que reçoivent les fournisseurs et le service comptable municipal.

2. La liquidation et le mandatement
Lorsque le fournisseur transmet la facture, le service comptable municipal délivre un mandat, c’est à dire une autorisation de paiement. Cette procédure fait suite à plusieurs contrôles : conformité du bien ou du services, nom du fournisseur, numéro d’engagement, imputation comptable…Des bordereaux (états récapitulatifs de plusieurs factures par fournisseur et par secteur) sont ensuite présentés à l’ordonnateur afin qu’il vérifie la légitimité de la dépense et l’approuve par sa signature. Cet acte est appelé l’ordonnancement. Les bordereaux accompagnés des pièces justificatives sont alors transmis au comptable public pour le paiement effectif des fournisseurs.

3. Le paiement
Le paiement vient clôturer le cycle comptable abordé précédemment. Il est effectué par le comptable public. La trésorerie générale, après avoir reçu du service comptable de la commune les bordereaux et les pièces justificatives, vérifie la légalité de la dépense engagée (l’adéquation entre la prévision budgétaire et le solde effectif sur le compte concerné). Elle procède ensuite au paiement effectif des fournisseurs par l’intermédiaire de la Banque de France (débit du compte 515 de la commune). Enfin, il faut préciser que la loi accorde 45 jours pour procéder au paiement. Au-delà, des intérêts moratoires peuvent être réclamés par le fournisseur.



 
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